Politique de confidentialité.

1. Portée

À qui s’applique cette politique?

Cette politique s’applique aux renseignements personnels recueillis par Girouard Conseil TI par l’intermédiaire de son site Web, de ses formulaires, de ses communications par courriel, de son outil de réservation en ligne et de ses échanges liés à une demande de service.

Elle vise notamment les visiteurs du site, les personnes qui remplissent un formulaire, les personnes qui réservent un appel, les prospects, les clients et les représentants d’organisations clientes ou potentielles.

2. Responsable

Responsable de la protection des renseignements personnels.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de Girouard Conseil TI est :

Toute question, demande d’accès, demande de rectification, retrait de consentement ou demande liée à la confidentialité peut être transmise à cette adresse.

3. Renseignements recueillis

Quels renseignements pouvons-nous recueillir?

Selon votre interaction avec le site ou avec Girouard Conseil TI, nous pouvons recueillir les catégories de renseignements suivantes :

• Nom, prénom, titre, rôle ou fonction;
• Nom de l’organisation, secteur d’activité, taille approximative et région;
• Adresse courriel, numéro de téléphone et préférences de contact;
• Information transmise dans un formulaire ou un courriel, incluant la description de votre situation TI;
• Information liée à une réservation d’appel, incluant la date, l’heure, le fuseau horaire et les renseignements fournis dans Microsoft Bookings;
• Renseignements techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site, comme l’adresse IP, le type de navigateur, l’appareil, les journaux serveur et les événements de sécurité;
• Préférences relatives aux témoins, à la langue ou au consentement, lorsque ces fonctionnalités sont activées.

Nous vous demandons de ne pas transmettre de renseignements sensibles ou confidentiels qui ne sont pas nécessaires à la compréhension initiale de votre demande.

4. Fins d’utilisation

Pourquoi utilisons-nous ces renseignements?

Nous utilisons les renseignements personnels seulement pour des fins déterminées, légitimes et raisonnables, notamment pour :

• Répondre à une demande de contact ou de renseignements;
• Planifier, confirmer ou gérer un appel confidentiel;
• Évaluer si Girouard Conseil TI peut vous accompagner;
• Préparer une proposition, une rencontre ou une discussion de cadrage;
• Fournir des services-conseils à un client;
• Gérer la relation client, la facturation, l’administration et les obligations contractuelles;
• Maintenir la sécurité, la disponibilité et l’intégrité du site Web;
• Respecter les obligations légales, réglementaires, fiscales ou contractuelles applicables;
• Envoyer des communications-conseils seulement lorsque vous avez consenti à les recevoir ou lorsque la loi le permet.

5. Consentement

Comment le consentement est-il obtenu?

En remplissant un formulaire, en réservant un appel, en nous écrivant ou en utilisant certaines fonctionnalités du site, vous consentez à ce que les renseignements fournis soient utilisés pour les fins indiquées au moment de la collecte ou décrites dans cette politique.

Lorsque requis, nous demandons un consentement distinct pour les communications marketing ou les témoins non essentiels. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales, contractuelles ou opérationnelles applicables.

Le retrait du consentement peut limiter notre capacité à répondre à une demande ou à fournir certains services.

6. Témoins et technologies similaires

Utilisons-nous des témoins?

Le site peut utiliser des témoins essentiels nécessaires à son fonctionnement, à la sécurité, à la gestion des préférences ou à la performance technique. Si des témoins analytiques, publicitaires ou de reciblage sont ajoutés, ils devraient être décrits dans une page distincte de préférences de témoins et être activés selon les consentements requis.

Pour consulter ou modifier vos choix, utilisez la page : Préférences de témoins.

7. Fournisseurs de services et tiers

Avec qui les renseignements peuvent-ils être traités?

Girouard Conseil TI peut utiliser des fournisseurs de services pour exploiter le site Web, héberger les données, gérer les formulaires, traiter les courriels, gérer les réservations, assurer la sécurité, maintenir les systèmes ou fournir des services administratifs.

Les fournisseurs pouvant être concernés incluent notamment, selon les outils réellement utilisés :

• WordPress et l’hébergement Web;
• WPForms pour les formulaires;
• Microsoft 365, Outlook et Microsoft Bookings pour les courriels, calendriers et réservations;
• LinkedIn lorsque vous cliquez sur un lien externe vers un profil LinkedIn;
• Outils de sécurité, sauvegarde, maintenance, analyse ou CRM, si applicables.

Girouard Conseil TI ne vend pas les renseignements personnels. Si des outils publicitaires ou de reciblage sont ajoutés plus tard, la présente politique et les mécanismes de consentement devront être mis à jour avant leur activation.

8. Transferts hors Québec ou hors Canada

Où les renseignements peuvent-ils être traités?

Certains fournisseurs technologiques peuvent traiter ou héberger des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada, notamment aux États-Unis, en Europe, en Australie ou dans d’autres territoires où leurs infrastructures sont situées.

Lorsque requis, Girouard Conseil TI doit évaluer les risques liés à la communication ou au traitement de renseignements personnels à l’extérieur du Québec et prendre des mesures contractuelles, organisationnelles ou techniques appropriées selon la nature des renseignements et les fournisseurs utilisés.

Cette section doit être ajustée selon vos fournisseurs réels, vos lieux d’hébergement, vos sous-traitants et vos flux de données.

9. Conservation et destruction

Combien de temps conservons-nous les renseignements?

Nous conservons les renseignements personnels seulement aussi longtemps que nécessaire pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, pour fournir les services, répondre aux demandes, respecter nos obligations légales ou contractuelles, prévenir les litiges et tenir nos dossiers d’affaires.

À l’expiration de la période applicable, les renseignements sont détruits, supprimés ou anonymisés de façon sécuritaire, sous réserve des obligations de conservation applicables.

10. Sécurité

Comment protégeons-nous les renseignements?

Girouard Conseil TI applique des mesures raisonnables de sécurité administratives, techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des renseignements traités.

• Accès limité aux personnes qui ont besoin des renseignements pour leurs fonctions;
• Utilisation d’outils professionnels pour les courriels, calendriers et documents;
• Protection des comptes et systèmes selon les pratiques de sécurité applicables;
• Surveillance et maintenance raisonnables du site Web;
• Sauvegardes et mesures de continuité selon les outils utilisés;
• Révision périodique des accès, fournisseurs et pratiques lorsque requis.

Aucun système, site Web ou méthode de transmission ne peut toutefois être garanti comme entièrement sécuritaire.

11. Incidents de confidentialité

Que se passe-t-il en cas d’incident?

En cas d’incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels, Girouard Conseil TI prend les mesures raisonnables pour limiter les risques, enquêter sur la situation, documenter l’incident et aviser les personnes ou autorités compétentes lorsque requis par la loi.

Un registre des incidents peut être tenu conformément aux obligations applicables.

12. Vos droits

Quels droits pouvez-vous exercer?

Selon votre lieu de résidence et les lois applicables, vous pourriez avoir le droit de :

• Demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• Demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• Retirer votre consentement, lorsque applicable;
• Demander la suppression ou la désindexation de certains renseignements, lorsque la loi le prévoit;
• Demander la portabilité de certains renseignements, lorsque applicable;
• Vous opposer à certaines utilisations ou demander des renseignements sur les décisions automatisées, si applicable;
• Déposer une plainte auprès d’une autorité compétente en matière de protection des renseignements personnels.

Pour exercer vos droits, consultez la page Droits de confidentialité ou écrivez à info@girouardti.ca.

13. Modifications

Cette politique peut être mise à jour.

Girouard Conseil TI peut modifier cette politique pour refléter l’évolution de ses pratiques, de ses fournisseurs, de ses services ou des obligations légales applicables. La date de mise à jour affichée en haut de la page indique la version la plus récente.

Lorsque requis, nous prendrons des mesures raisonnables pour informer les personnes concernées de modifications importantes.

14. Nous joindre

Questions ou demandes liées à la confidentialité.

Pour toute question sur cette politique ou pour exercer vos droits, contactez :